1. Pregled nadzorne plošče (Dashboard)
Ob prijavi v sistem boste videli seznam dodeljenih prijav. Vsaka prijava je označena s statusom, prioritetno stopnjo in preostalim časom za ukrepanje.
- Seznam prijav: Omogoča filtriranje po statusu (Nova, Odprta, V obdelavi, Zaprta).
- Iskanje: Iskanje po referenčni številki ali ključnih besedah znotraj vsebine.
2. Obdelava prijave in vsebina
Ko odprete posamezno prijavo, imate dostop do naslednjih zavihkov:
Vprašalnik: Celoten odgovor prijavitelja na vprašanja, ki jih je zastavila organizacija.
Datoteke: Seznam vseh naloženih dokumentov, ki so šifrirani v mirovanju.
3. Komunikacija s prijaviteljem
Sistem SpeakSafe omogoča dvosmerno anonimno komunikacijo prek šifriranega klepeta.
- Pošiljanje sporočil: Prijavitelju lahko zastavljate vprašanja ali zahtevate dodatna dokazila.
- Status prebranosti: Videli boste lahko, kdaj se je prijavitelj nazadnje prijavil v sistem.
⚠️ Zakonski roki in obveznosti
Kot pooblaščenec ste dolžni slediti časovnici, ki jo narekuje zakonodaja:
| Potrditev prejema: | V roku 7 dni od prejema. |
| Povratne informacije: | V roku 3 mesecev o stanju postopka. |
| Hramba podatkov: | Sistem bo prijavni dosje hranil skladno z nastavitvami (običajno 5 let). |
4. Varnost in zasebnost podatkov
Vaša vloga zahteva najvišjo stopnjo skrbnosti pri ravnanju z informacijami:
- Zaščita gesla: Redno posodabljajte geslo in ga ne delite.
- Pravilno zapiranje sej: Vedno uporabite gumb “Odjava”.
- Tiskanje dokumentov: Dokumenti naj bodo v zaklenjenih omarah.
5. Zaključek in arhiviranje
- Pripravite končno poročilo.
- Obvestite prijavitelja o izidu.
- Spremenite status v “Zaprto”.
- Sistem bo nato sprožil odštevanje do izbrisa.
Ta priročnik je skladen s smernicami GlobaLeaks in ZZPri.
