Da. Vsi javni domovi in zasebni domovi z več kot 50 zaposlenimi morajo po 9. členu ZZPri vzpostaviti varen in zaupen kanal za prijavo nepravilnosti.
Da, celotni vmesnik je lahko v več jezikih. uporabnik si na prvem koraku lahko izbere jezik.
Vmesnik je zasnovan tako da uporabnik izbere logotip ali drug grafični element z opisom. To minimizira možnost napake.
Da. SpeakSAFE Enterprise omogoča t.i. Role-Based Access Control (RBAC). Vsakemu zaupniku lahko določimo dostop le do “njegove” enote, medtem ko ima krovni administrator vpogled le v analitiko (število prijav, čas reševanja), ne pa v njihovo vsebino.
Če imate več kot 50 zaposlenih, je vzpostavitev varnega prijavnega kanala zakonska obveznost. To vam nalaga Zakonu o zaščiti prijaviteljev (ZZPri), ki je bil v uradnem listu objavljen 27. januarja 2023, veljati pa je začel 22. februarja 2023.
Po preteku 5-letnega roka (ali po zaključku sodnih postopkov) mora organizacija:
- Izbrisati osebne podatke vlagatelja, prijavljene osebe in prič.
- Alternativa izbrisu je popolna anonimizacija (odstranitev vseh identifikatorjev), pri čemer ostanejo le statistični podatki za namene poročanja (npr. “v letu 2025 smo prejeli 3 prijave s področja korupcije”).
Podatki se lahko hranijo dlje kot 5 let v primeru, če:
Poteka sodni ali upravni postopek (npr. delovnopravni spor, kazenski postopek), ki je bil sprožen na podlagi prijave. V tem primeru se podatki hranijo do pravnomočnega zaključka tega postopka.
Sistem mora omogočati sledljivost (kdo je dostopal, kdaj in kaj je gledal), kar je ključno za revizije Informacijskega pooblaščenca.
- Rok hrambe revizijskih sledi: Priporočljivo je, da sledi sledijo roku hrambe samega spisa (torej 5 let), saj so del dokaznega gradiva o pravilni obravnavi prijave.
Skladno s 23. členom ZZPri se podatki v evidenci prijav hranijo:
- 5 let po končanem postopku.
- Postopek se šteje za končan, ko je pooblaščenec sprejel končni ukrep (npr. zaključil notranjo preiskavo, podal ovadbo ali ugotovil, da prijava ni utemeljena) in o tem obvestil prijavitelja.
Da. 101.a člen izrecno določa, da so ti mehanizmi pogoj za sofinanciranje delovanja nacionalnih športnih zvez.
Sistem mora biti vzpostavljen in delujoč v trenutku prijave na javni razpis za sofinanciranje, saj so to “posebni pogoji”, ki jih ministrstvo preverja ob obdelavi vlog.
Organizacija mora objaviti informacije o zunanjih prijavnih poteh, vključno z Inšpektoratom RS za šport, Varuhom športnikovih pravic in SLOADO , ter navesti organizacije za pomoč žrtvam.
Da. Naš sistem omogoča varen, anonimen klepet, preko katerega lahko pooblaščenec zaprosi za dodatne informacije, ne da bi pri tem ogrozil identiteto prijavitelja.
Ne. Zakon zahteva “digitalno spletno orodje”, ki omogoča anonimnost in varstvo identitete. Standardni e-poštni sistemi razkrivajo metapodatke in IP naslove, kar ne zagotavlja zahtevane stopnje varnosti.
Posebni pogoji veljajo za OKS-ZŠZ, ŠIS-SPK ter vse nacionalne panožne športne zveze (NPŠZ), ki kandidirajo za sofinanciranje.
